Mes outils favoris pour m'organiser au travail
On dit que tout est question d’organisation.
En qualité de personne qui a été la définition même de la désorganisation une bonne partie de sa vie je sais de quoi je parle ! Arrivée en milieu de cycle universitaire j’ai compris qu’une bonne méthodologie de travail me permettrait d’atteindre mes objectifs et surtout de ne pas me laisser noyer par les cours, mes petits boulots et ma vie personnelle.
Je vais vous donner quelques outils que j’utilise au quotidien, comme certain.e.s d’entre vous.
La to do list
Lister les tâches à faire à diverses échelles : à la journée ou à la semaine. Personnellement je me fais cette liste le dimanche soir pour mentaliser ma semaine ou le lundi matin.
Mon petit conseil, c’est dans cette liste de souligner les tâches les plus importantes, comme ça, à la fin de la journée même si la liste n’est pas achevée vous serez satisfait.e d’avoir accompli les tâches qui semblaient prioritaires.
La carte de priorisation ou matrice d’Eisenhower
La carte de priorisation est une feuille A4 séparée en 4 sections afin de classer vos actions selon deux critères : leur importance et leur urgence dans le temps, par exemple :
Planifier le prochain d’apéro d'équipe est important à vos yeux car il contribue à l’esprit d'équipe, néanmoins, il ne revêt aucun caractère d’urgence.
Faire les fiches de paie des salariés est important et urgent, compte tenu de la fin du mois qui arrive.
Les tâches à éliminer sont les tâches annexes distrayantes, tels que les appels et les sms personnels, scroller son fil d’actualité linkedin ( qui ne l’a pas déjà fait).
Les tâches importantes et urgentes sont celles qui requièrent votre attention immédiate et contribuent à la réalisation de vos objectifs à moyen/long terme.
Le rétroplanning
C'est le calendrier rétroactif de vos actions, dans le cadre d’un projet, par exemple en septembre à lieu le forum des associations, quelles actions doivent être mises en place jusqu’au jour J et quelles personnes en sont responsables ? J'apprécie énormément cet outil par sa forme très visuel et synthétique. Je l’utilise en outil d’équipe pour structurer l’action. Cela nous a été très utile lors de l’arrivée sur nos postes respectifs avec Rathesha, afin de savoir qui fait quoi et définir nos objectifs de travail dans un temps imparti et pour un but précis.
Et pour finir, mon coup de cœur bien sûr pour les post-it de couleurs et les carnets de notes où griffonner tout ce qui me passe la tête et que je n’ai pas envie d’oublier.
Johanna Rovela
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